Mit jelent ez a gyakorlatban?

Az elektronikus számla nem csak egy e-mailben kapott PDF fájl. Jogilag csak akkor tekinthető hitelesnek, ha megfelel három alapvető feltételnek:

• Olvashatóság – a számlát könnyen értelmezni lehessen,

• Hitelesség – bizonyítható legyen, hogy valóban a kiállító fél küldte,

• Sértetlenség – a tartalma ne módosulhasson a megőrzési idő alatt.

A számlák kinyomtathatók, de a hiteles megőrzés csak elektronikusan történhet, megfelelő technikai garanciák mellett (pl. elektronikus aláírás, hash kód).

Hogyan kell archiválni az elektronikus számlákat?

Az archiválásra két fő lehetőség áll rendelkezésre:

• Saját informatikai rendszer: csak nagyobb cégeknek éri meg, mert költséges és bonyolult kiépíteni.

• Külső archiválási szolgáltató: gyorsabb, olcsóbb, és általában automatikus.

A nem szabályszerű módszerek – például e-mailekben hagyott számlák vagy csak simán számítógépre mentett fájlok – nem felelnek meg a jogszabályi előírásoknak, és komoly adatbiztonsági kockázatot is jelenthetnek.

Kiket érint?

• Vállalkozásokat, cégeket, alapítványokat, önkormányzatokat – ha nem magánszemélyként szerződtek az energiaszolgáltatóval.

• Egyéni vállalkozókat, ha céges szerződéssel fogyasztanak.

Mi történik, ha nem archiválunk szabályosan?

A legnagyobb veszély nem is a bírság, hanem az adatvesztés: ha egy elektronikus számla elveszik vagy nem hiteles, az ugyanúgy problémás, mint egy papírszámla eltűnése. Emellett adóellenőrzés során is gondot okozhat, ha nem tudjuk szabályosan bemutatni a számlát.

Megoldási lehetőségek

Számos szoftver és szolgáltatás létezik, amelyek automatikusan archiválják az e-számlákat. Ilyen például a Számlázz.hu is, amelynek profi csomagjában automatikus archiválási funkció is elérhető. Erről részletesebben itt olvashatsz:

👉 További információ a Számlázz.hu archiválási szolgáltatásáról