A NAV nemrég kiadott 10/2025. számú számviteli iránymutatása alapján 2025. január 1-jétől változtak a bérszámfejtéssel kapcsolatos iratok megőrzésére vonatkozó kötelezettségek. A társadalombiztosítási nyugellátást szabályozó törvény értelmében a munkáltatók számára nem szükséges megtartani a 2025. január 1-je után keletkezett, nyugdíjszámításhoz kapcsolódó dokumentumokat. Fontos azonban megérteni, hogy ez a változás kizárólag a nyugdíjjogosultság szempontjából érvényes.

Mi változott pontosan?

A 1997. évi LXXXI. törvény 99/A § szerint a biztosítottak szolgálati idejét és keresetét alátámasztó dokumentumokat a nyugdíjkorhatár elérését követő 5 évig kellett megőrizni – de ez csak a 2024. december 31-ig keletkezett iratokra vonatkozik. A 2025-től készült dokumentumokat e jogalap szerint már nem kell megtartani.

Miért nem ajánlott mégsem kidobni ezeket?

A NAV szerint, hiába szűnt meg a Tny. szerinti megőrzési kötelezettség, egyéb jogi viták – például munkajogi vagy polgári peres eljárások – esetén továbbra is szükség lehet az adatokra. A GDPR is lehetővé teszi az adatok tárolását, ha az jogos érdekből, például jogi igények védelme érdekében történik. Munkajogi igényeknél az elévülési idő 3 év, polgári jogi ügyeknél általában 5 év.

Mi vonatkozik a számviteli előírásokra?

A számviteli törvény (2000. évi C. tv.) 169. § (2) bekezdése alapján a bérszámfejtéshez kapcsolódó iratok – például bérlapok, havi riportok, analitikák – számviteli bizonylatnak minősülnek. Ezeket a dokumentumokat legalább 8 évig meg kell őrizni, olvasható formában és visszakereshető módon. Ez független attól, hogy milyen formában (papíron vagy digitálisan) keletkeztek.

Mit jelent ez a gyakorlatban?

A vállalkozásoknak mérlegelniük kell, mely bérszámfejtési dokumentumok szolgálnak a könyvelési rendszer alátámasztására. Ezeket bizonylatként legalább 8 évig meg kell őrizni, függetlenül attól, hogy a nyugdíjcélú megőrzés alól már mentesülnek.

Összegzés

Bár a nyugdíjjogosultsághoz kapcsolódó iratmegőrzési kötelezettség szűkült, a számviteli és jogi kötelezettségek továbbra is megkövetelik a bérszámfejtési dokumentumok megőrzését. A vállalkozások számára tehát nem ajánlott ezeket automatikusan megsemmisíteni – különösen nem a könyvelést alátámasztó bizonylatokat.